La conservazione sostitutiva dei documenti e delle fatture è ormai diventata una realtà quotidiana per tutte le imprese italiane. Si tratta di un sistema molto interessante e, per certi versi, rivoluzionario che permetterà alle imprese di abbandonare – ovviamente nel lungo periodo – i classici supporti cartacei a vantaggio della digitalizzazione dei documenti.
La conservazione sostitutiva non è altro che una procedura informatica idonea a conferire valore legale ad un documento redatto su supporto digitale. Il valore legale del documento informatico è dunque assimilabile al valore del documento cartaceo.
QUALI SONO I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA?
La conservazione sostitutiva ha notevoli vantaggi pratici per le imprese e per le Pubbliche Amministrazioni. Innanzitutto, tale procedura conferisce valore legale a documenti digitali idonei ad essere conservati nel corso del tempo. Pensiamo, ad esempio, alle fatture che devono essere conservate per lunghi periodi dall’imprenditore che debba amministrare la contabilità aziendale.
Ma i vantaggi sono anche economici: la conservazione elettronica permette di archiviare documenti digitali su supporto informatico. Ciò si traduce nella riduzione dei costi di stampa, di archiviazione dei documenti e di acquisto del materiale cartaceo. Non dimentichiamo, infine, che l’archiviazione delle fatture mediante conservazione sostitutiva rende sicuramente più semplice e veloce la consultazione – nel lungo periodo – dei documenti stessi.
COME FUNZIONA LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA?
Quattro sono i passaggi necessari per conservare un documento digitale. Scopriamoli insieme:
1) redazione della fattura elettronica: il documento viene prodotto da un software dedicato idoneo a creare la fattura in formato XML;
2) apposizione della firma digitale che conferisce valore legale alla fattura elettronica;
3) indicizzazione della fattura: dopo essere stata emessa, alla fattura vengono assegnati una serie di dati (come numero di fattura, data in cui è stata emessa, partita IVA del cliente…) strumentali all’archiviazione e alla successiva consultazione del documento stesso;
4) chiusura del lotto con apposizione di marca temporale e firma elettronica qualificata: a tale passaggio provvede il Responsabile della Conservazione Sostitutiva. La marca temporale viene apposta mediante connessione al sistema esterno di una Certificate Authority.
A questo punto, la fattura può essere conservata – secondo quanto stabilito dal nostro ordinamento – per 10 anni.